E-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ

[cotactic2021]

ความสามารถของ E-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ

เมื่อย้อนกลับไปในอดีตเราจะพบว่าข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรมักถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษมากกว่า แต่เมื่อเริ่มมี E-doc เข้ามา การจัดการเอกสารก็กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาทันที เพราะ E-document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ต่าง ๆ นิยมนำข้อมูลมาเข้าสู่ระบบที่ช่วยในการจัดเก็บ การจัดการ การสืบค้นที่สะดวกขึ้นอย่างระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่ช่วยสร้างประโยชน์ต่อองค์กรอย่างมากมาย และด้วยความสะดวกแบบสารพัดประโยชน์แบบนี้จึงทำให้ E-doc ถูกใช้อย่างแพร่หลายไปทั่วโลก รวมถึงประเทศไทยที่มีกระแสนิยมเริ่มใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในการทำงานกันมากขึ้น ซึ่งในบทความนี้ Ditto จะพาไปทำความรู้จัก ความสามารถของ E-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ

แต่เดิมการจัดเก็บข้อมูลเอกสารกระดาษค่อนข้างยุ่งยากและเป็นปัญหาสำคัญขององค์กรอยู่แบบไม่รู้จบ เพราะการจัดเก็บเอกสารกระดาษนั้นอาจต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บที่มากตามปริมาณข้อมูลที่องค์กรนั้นมี แต่เมื่อมี E-document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามา การจัดเก็บเอกสารที่เคยอยู่ในตู้ ในลิ้นชัก ในแฟ้มหรือแม้แต่ในไฟล์งานต่าง ๆ ที่ไม่เป็นระเบียบ ก็จะถูกถ่ายโอนไปสู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document management system) แบบดิจิทัลเพื่อให้ช่วยจัดเก็บข้อมูลทุกอย่างขององค์กรให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา



จึงทำให้ E-document เป็นตัวแปรสำคัญในเรื่องการจัดเก็บงานเอกสาร เพื่อช่วยให้ข้อมูลนั้นเป็นระเบียบและง่ายต่อการประมวลผล โดยข้อมูลที่ได้มานั้นประเมินค่าไม่ได้ เพราะเป็นข้อมูลเฉพาะขององค์กร ซึ่งข้อมูลบางอย่างอาจนำมาต่อยอดทางธุรกิจ ที่สามารถสร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้อย่างมหาศาล หรือนำมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร เช่น การนำข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์ในการบริหารความเสี่ยง หรือการสรุปข้อมูลตัวเลขสำหรับวางแผนการเงินและภาษีได้