เหตุผลที่ควรใช้ระบบ Workflow ในยุค New Normal

[cotactic2021]

เหตุผลที่ควรใช้ระบบ Workflow ในยุค New Normal

ระบบการจัดการ Workflow เป็นระบบซอฟต์แวร์สำหรับการตั้งค่าการแสดงและการตรวจสอบลำดับที่กำหนดของกระบวนการและงานที่มีเป้าหมายในวงกว้างของการเพิ่มผลผลิต, ลดค่าใช้จ่ายมากขึ้นคล่องตัวและการปรับปรุงการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งระบบ Workflow เหล่านี้อาจใช้กระบวนการเป็นศูนย์กลางหรือข้อมูลศูนย์กลางและอาจแสดงขั้นตอนการทำงานเป็นแผนที่แบบกราฟิก ระบบการจัดการ Workflow อาจรวมถึง interface ที่ขยายได้เพื่อให้สามารถรวมแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ภายนอกเข้าด้วยกันและให้การสนับสนุน Workflow ในพื้นที่กว้างซึ่งให้เวลาตอบสนองที่เร็วขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กร


โดย Workflow จะประกอบด้วยบงการและทำซ้ำรูปแบบของกิจกรรมที่เปิดใช้งานโดยระบบองค์กรของทรัพยากรเข้าสู่กระบวนการที่เปลี่ยนวัสดุให้บริการหรือการประมวลผลข้อมูลและสามารถอธิบายเป็นลำดับขั้นตอนของการดำเนินงานการทำงานของบุคคลหรือกลุ่มการทำงานขององค์กรของเจ้าหน้าที่หรือกลไกที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนอย่างน้อยหนึ่งกลไกจากมุมมองที่เป็นนามธรรมมากขึ้นหรือในระดับที่สูงขึ้นขั้นตอนการทำงานอาจถือได้ว่าเป็นมุมมองหรือการแสดงผลงานจริงขั้นตอนที่อธิบายอาจหมายถึงเอกสารบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่กำลังถ่ายโอนจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นหนึ่ง โดยแบ่งขั้นตอนการทำงานอาจถูกมองว่าเป็นหนึ่งในกลุ่มอาคารพื้นฐานที่จะนำมารวมกับส่วนอื่น ๆ ของโครงสร้างขององค์กรเช่นเทคโนโลยีสารสนเทศ, ทีม , โครงการและลำดับชั้น
นอกจากนี้ความหมายของ Workflow เป็นลำดับของงานที่ประมวลผลชุดของข้อมูลที่ Workflow เกิดขึ้นในธุรกิจและอุตสาหกรรมทุกประเภท เมื่อใดก็ตามที่มีการส่งผ่านข้อมูลระหว่างมนุษย์หรือระบบ Workflow จะถูกสร้างขึ้นที่อธิบายถึงวิธีที่บางสิ่งบางอย่างเปลี่ยนไปจากการเลิกทำไปเป็นทำหรือดิบไปสู่การประมวลผล Workflow เป็นวิธีที่ผู้คนทำงานให้เสร็จและสามารถแสดงเป็นชุดของขั้นตอนที่ต้องดำเนินการตามลำดับในแผนภาพหรือรายการตรวจสอบ ดังนั้นระบบ Workflow จึงเป็นงานที่ไหลจากขั้นตอนหนึ่งไปสู่ขั้นต่อไปไม่ว่าจะผ่านเพื่อนร่วมงานเครื่องมือหรือกระบวนการอื่น คุณสามารถดำเนินการ Workflow เต็มรูปแบบเพียงอย่างเดียว (เช่นการเขียนแก้ไขและเผยแพร่บล็อกโพสต์) หรืออาจเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายคน (เช่นการออกใบแจ้งหนี้ลูกค้า)

ตัวอย่างง่ายๆ ของขั้นตอนการทำงานที่มีคนหลายคนเกี่ยวข้อง
1. ฟรีแลนซ์สร้างใบแจ้งหนี้และส่งไปยังลูกค้า
2. ลูกค้าส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกการเงินของตน
3. ฝ่ายการเงินอนุมัติใบแจ้งหนี้และดำเนินการชำระเงิน

ดังนั้นจะเห็นได้บ่อยครั้งในทางธุรกิจขั้นตอนการทำงานมีความซับซ้อนกว่ามาก บางอย่างเช่นการเตรียมความพร้อมของพนักงานอาจเกี่ยวข้องกับการประชุมรายงานงานและแผนกต่าง ๆ ในระดับนี้ต้องการได้รับการตรวจสอบจัดการและปรับให้เหมาะสมอย่างเหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพเท่าที่จะเป็นไปได้ จึงไม่ใช่เรื่องแปลกหากองค์กรชั้นนำได้หยิบเอา ระบบ Workflow มาใช้ในยุค New Normal เช่นนี้