บอกลาโฟลว์งานแบบ Manual เพิ่มเวลาพัฒนาองค์กรด้วยระบบ Workflow
ขึ้นชื่อว่าเป็นองค์กรไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ ย่อมมีการวางแผนขั้นตอนการทำงาน เพื่อกำหนดทิศทางให้บุคลากรและงานสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น ซึ่งบางองค์กรจะวาดผังการทำงานหรือที่เรียกกันว่า โฟลว์งาน โดยแสดงการเชื่อมข้อมูล 3 อย่างหลัก ๆ คือ
งาน (ข้อมูลที่ต้องทำ เช่น เอกสาร ฟอร์ม ไฟล์ เป็นต้น)
บุคลากร (ผู้เกี่ยวข้อง เช่น พนักงาน แผนก หัวหน้าโครงการ ลูกค้า เป็นต้น)
กระบวนการ (วิธีการทำงาน เช่น ตรวจสอบ แก้ไข อนุมัติ เป็นต้น)
แต่เพราะความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กรทำให้ โฟลว์งานแบบ Manual ไม่สามารถตอบโจทย์ความสะดวกรวดเร็ว และเอื้อต่อการทำงานของบุคลากรได้ไม่มากพอ ปัจจุบันจึงมีเทคโนโลยีสำหรับวางผังการทำงานภายในองค์กร นั่นก็คือ
ระบบ Workflow ที่เข้ามามีบทบาทในส่วนจัดระเบียบการทำงาน ซึ่ง Ditto (Thailand) คือ 1 ในผู้ให้บริการระบบ Workflow วันนี้เราเลยพาเหล่าผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ หรือบุคลากรในองค์กร มาดูกันว่า
ระบบ Workflow ดีกว่าโฟลว์การทำงานแบบ Manual อย่างไร?
เพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
เนื่องจากระบบ Workflow เป็นเครื่องมือการทำงานที่ช่วยจัดการระบบการทำงานขององค์กร ตั้งแต่โฟลว์จัดการเอกสาร, โฟลว์การทำงานระหว่างบุคลากร (ตรวจสอบ, แก้ไข, อนุมัติ) โดยเป็นผังการทำงานที่สามารถออกแบบและปรับแก้ได้ตลอดเวลา แสดงภาพรวมและปัญหาระหว่างงาน ช่วยให้องค์กรลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก สามารถจัดการทรัพยากรงาน คน และเวลาได้อย่างคุ้มค่า อีกทั้งลดกระบวนการคอขวดได้ดี
ลดความเสี่ยงเกิดปัญหาระหว่างทำงาน
อย่างที่บอกว่าระบบ Workflow แสดงภาพรวมการทำงานตลอดเวลา ฉะนั้นผู้ใช้งานจะเห็นจำนวนผู้เกี่ยวข้องว่ามีใครบ้าง รับผิดชอบส่วนไหน ต้องได้รับเอกสารใดบ้าง เอื้อต่อการเลือกบุคลากรให้มีทักษะเหมาะกับงาน ส่วนนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานซ้ำ งานล่าช้า รวมถึงลดความเสี่ยงการขออนุมัติเอกสารที่ไม่เหมาะสมหรือไม่เกี่ยวกับงาน
ปรับปรุงความโปร่งใสในองค์กร
ผู้ใช้งานระบบ Workflow สามารถติดตามสถานะคำขอแบบ Real Time (เสร็จสมบูรณ์ รอดำเนินการ หรืออยู่ระหว่างดำเนินการ ฯลฯ) ทำให้ผู้บริหารสามารถติดตามความคืบหน้าว่าเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้หรือไม่ รวมถึงระบุแนวโน้มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกและบุคคล
บุคลากรมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น
เพราะระบบ Workflow จะช่วยลดความสับสนในกระบวนการทำงานทั้งภาพรวมองค์กรและส่วนตัวของบุคลากร ที่สามารถติดตามความคืบหน้าแล้วมาจัดการงานของตนเองได้ ลดความจำเป็นในการตัดสินใจด้วยตนเอง ทำให้งานเป็นไปตามนโยบายองค์กร ส่งผลให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้นด้วย
อย่างไรก็ตามระบบ Workflow เป็นเพียงเครื่องมือช่วยจัดการระบบการทำงาน ในทางที่ดีคุณต้องทำควบคู่ไปกับการวางแผนงาน บุคลากร และกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้น แล้วคุณจะใช้เวลาน้อยลงกับการจัดการ เพื่อเพิ่มเวลาในการพัฒนาองค์กรมากขึ้น
อ้างอิง
https://www.integrify.com/workflow-tools...he-impact/
https://www.integrify.com/workflow-software/
https://www.integrify.com/workflow-management-software/
หน้าแรก
ข้อมูลท่องเที่ยว
เดือนนี้เที่ยวไหนดี
รายชื่อสมาชิก
ช่วยเหลือ
